Essa é uma história muito familiar: com tanto trabalho a fazer e a típica natureza da arquitetura em focar no cliente, muitos arquitetos se esforçam para dividir o seu tempo de forma eficaz. Mas você sabia que existem algumas técnicas de gerenciamento de tempo simples que podem recorrer a sua mentalidade de arquiteto? Neste post, publicado originalmente em ArchSmarter, Michael Kilkelly compartilha algumas técnicas de como 'projetar' seu próprio tempo e como assumir o controle das suas horas de trabalho.
Isso já aconteceu com você?
Você começa a trabalhar e rever a sua lista de afazeres. Você tem um prazo de poucos dias e está pronto para finalizar o material. Mas antes de mergulhar de cabeça, você dá uma olhada rápida no seu e-mail. Em sua caixa de entrada você encontra um e-mail de um cliente pedindo um estudo rápido de uma área do edifício. "Eu vou cuidar disso imediatamente", você diz para si mesmo. "Não deve demorar muito."
Cinco horas, três telefonemas e seis e-mails mais tarde, você responde de volta ao cliente com a informação solicitada. Agora é tarde e você está pronto para começar a trabalhar. Mas se você der uma olhada no seu e-mail verá que o cliente está agora requisitando mais uma opção. Duas horas, um telefonema e três e-mails mais tarde, você responde novamente. "Obrigado", eles respondem. "Vamos manter a opção original".
Agora estamos no início da noite e se você não tem uma única coisa feita da sua lista de afazeres. Você ainda tem um prazo de poucos dias e há uma pilha de desenhos ao seu lado implorando para serem revistos. Parece que será mais uma noite à base de comida pronta.
Como você pode evitar um destino semelhante? A seguir, 6 dicas essenciais de gestão de tempo para o arquiteto ocupado.
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1. Gerencie seu tempo de forma proativa
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Ser pró-ativo com o seu tempo significa fazer escolhas deliberadas sobre o que fazer e, mais importante, o que não fazer. Isso significa focar nas tarefas importantes que obtém resultados. Trata-se do efeito de alavancagem e de ser eficiente.
Esta é a pedra angular da gestão eficaz do tempo. Seu tempo pertence à você. Ele é um recurso finito que precisa ser gestionado de forma eficaz. Não deixe que os outros ditem como você o usa.
Isso é muitas vezes mais fácil de dizer do que fazer, especialmente quando seu chefe ou cliente espera que as coisas sejam feitas ontem. No entanto, definir as expectativas e ser consistente irá dar-lhe maior controle sobre o seu dia-a-dia e sua vida em geral. Respeite o seu tempo e outros irão respeitá-lo também.
2. Limite as distrações
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Desligue suas notificações por e-mail. Sério, faça-o agora. Em seguida, feche todas as abas em seu browser. Por último, deixe seu telefone no modo silencioso ou, melhor ainda, desligue-o.
Entre e-mail, telefones celulares e mídias sociais, há mais formas de se conectar com as pessoas do que nunca. O problema é que todas essas conexões podem ser uma grande distração se você não controlar elas.
Não estou dizendo para eliminá-las completamente. Há um tempo e lugar para todas essas tecnologias. O truque é limitar as distrações para que você possa fazer algum trabalho de verdade.
Para começar, tente verificar o seu e-mail duas vezes ao dia - uma vez ao meio-dia e novamente às 16h. O e-mail é uma ótima ferramenta de comunicação, mas é muito fácil reagir, respondendo à sua caixa de entrada em vez de focar no trabalho que precisa ser feito.
Você lida bem com distrações? Faça este pequeno quiz.
3. Uma coisa de cada vez
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Desempenhar muitas tarefas ao mesmo tempo é um mito. O cérebro humano não foi projetado para fazer mais de uma coisa de cada vez. Quando estamos fazendo muitas coisas ao mesmo tempo, estamos realmente mudando o contexto de uma tarefa para outra. Nosso cérebro leva tempo para fazer essa mudança, por isso, na verdade, é menos eficiente fazer isso. Estudos têm mostrado que o cérebro leva mais tempo para fazer duas tarefas ao mesmo tempo do que uma de cada vez.
Executar muitas tarefas ao mesmo tempo é um hábito difícil de se romper. Eu faço isso mais do que deveria, e sei disso. Uma boa maneira de acabar com o hábito é limitar suas distrações (como indicado no item 2 acima). Quanto menos distrações houver, mais provavelmente você cumprirá suas tarefas.
O problema é que as nossas ferramentas digitais fornecem muitas distrações. Entre Internet, e-mail e mídia social, há todos os tipos de coisas implorando por sua atenção. É por isso que há um amplo campo de ferramentas digitais com uma única finalidade, como o Hemingwrite.
Tenho certeza que os antigos arquitetos eram ótimos em executar tarefas individuais. Com apenas um lápis, uma régua paralela e uma folha de papel, havia pouco para distraí-los. O que precisamos é uma Hemingwrite para BIM.
4. Mantenha um registro de tempo
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Quando percebo que já é sexta-feira, me pergunto, onde foi parar a semana? Tente manter um registro de tempo.
Durante uma semana, mantenha o controle de tudo que você faz durante o dia de trabalho. Você pode acompanhar o seu tempo em uma folha de tempo, mas o registo de duração deve responder por tudo que você faz. E eu quero dizer tudo. Gastou 10 minutos na verificação de e-mail? Marque-o no registro. Conversou com um colega de trabalho durante 5 minutos na cozinha? Marque-o no registro. Foi ao banheiro? Sim, isso também vai para o registro de tempo.
Use um notebook, uma planilha ou mesmo um aplicativo como o Rescue Time. Rescue Time é ótimo e você registra tudo o que está fazendo em seu computador. Eu comecei a usá-lo há pouco tempo e ele está sendo realmente útil.
Sim, registrar cada minuto é tedioso, mas eu lhe asseguro, você terá uma imagem muito melhor do que você realmente faz contra o que você pensa que faz. Com esses dados em mãos, você pode analisar objetivamente a sua semana e entender onde você está gastando seu tempo. Os resultados podem ser surpreendentes.
5. Projete sua semana
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Nós projetamos coisas em todas as escalas, desde o master plan até a maçaneta da porta. Podemos até fazer algum design gráfico e web. Por que não devemos projetar nossa semana ideal também?
Na sua essência, a gestão do tempo é apenas um problema de projeto. Existem 168 horas em uma semana e cabe a você organizá-las. Sim, você vai precisar fazer algumas alterações, mas ajuda a priorizar o que é importante para você.
Para começar, faça uma lista de todas as coisas que você precisa fazer, bem como as coisas que você quer fazer ao longo de uma semana típica. Faça uma lista bem específica. Inclua coisas que você costuma fazer no trabalho ou na escola, bem como coisas que você faz no seu tempo livre. Certifique-se de incluir intervalos (tanto dentro como fora do trabalho). Esta lista é essencialmente o seu documento de programa.
Divida esses itens em pedaços de tamanho razoavelmente correspondente à quantidade de tempo que eles tomam. Não se esqueça de incluir pelo menos sete horas de sono (oito é melhor) e tempo para exercício e socialização.
Organize estes itens para caber dentro de seu dia e semana típicos. Este é o seu diagrama. Depois de conseguir algo que funciona, gestione seu projeto usando o Excel. Michael Hyatt tem um grande modelo que você pode baixar em seu site.
O ponto deste exercício não é micro-gerenciar cada segundo do dia. Em vez disso, use o seu projeto como um guia para ter a certeza de que está fazendo as coisas importantes.
Guardei a melhor dica para o final ...
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Perceba que você não fará tudo o que pretende. Não é humanamente possível, sem sacrificar a sua saúde ou a sua sanidade mental. Descubra o que é importante e faça escolhas sobre o que você pode realmente executar. Lembre-se, o nosso tempo é o nosso bem mais precioso. Se você não souber usá-lo de modo inteligente, ele escapará antes que você perceba.
Então, o que você faz para gerenciar melhor o seu tempo? Como seria sua semana ideal? Deixe um comentário abaixo!
Imagens de ampulheta, de calendário e de vetor imagens via Shutterstock.com.
Fonte: Kilkelly, Michael. "6 dicas essenciais para arquitetos organizarem seu tempo" [6 Essential Time Management Tips for Architects] 20 Out 2015. ArchDaily Brasil. (Trad. Camilla Sbeghen) Acessado 20 Out 2015. http://www.archdaily.com.br/br/775492/6-dicas-essenciais-para-arquitetos-gestionarem-seu-tempo
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