Qual a organização mínima para o bom funcionamento de um escritório de arquitetura? Esta questão atormenta profissionais em todo o Brasil. Considere que 56% dos escritórios são formados por uma única pessoa, o que agrava a situação, sobremaneira.
Vamos iniciar a resposta caracterizando as tarefas-chave necessárias para que um escritório, independente do porte, opere de maneira, minimamente, satisfatória. Vamos nos concentrar aqui nas tarefas adicionais ao projetar e produzir os desenhos executivos, pois estas já fazem parte da rotina elementar do escritório. Nossa preocupação está nas atividades pouco estruturadas, mas igualmente vitais para agregar valor para o cliente e ampliar as possibilidades de faturamento. Observe que não é contratando somente arquitetos ou designers de interiores que certas tarefas serão executas com eficácia.
Pesquisa. Comecemos pela área de projeto, coração do negócio, onde além do levantamento de necessidades, da criação, dos desenhos executivos e da orçamentação, destacaremos a pesquisa como desafio crítico. É indispensável concentrar esforços em assimilar novas técnicas projetuais, dominar sistemas e tecnologias em diversas etapas do projeto, especialmente, em segmentos comerciais (varejo, clínicas, salões de beleza etc.). A intenção é deixar a monocultura de atuar só no setor residencial e abrir janelas para expandir os horizontes mercadológicos. Poucas organizações tem essa atividade estruturada, apesar da sua vital importância. Essa pesquisa pode ser feita pelo titular do escritório ou (o que seria ideal) por um colaborador, arquiteto ou designer de interiores, com foco exclusivo nessa tarefa, compartilhando o resultado com o grupo de trabalho.
Especificação. Projeto aprovado. É hora de elaborar o Caderno de Especificação com a definição detalhada (tipificação, fornecedor, preço e condições de pagamento e entrega) de todos os recursos humanos e materiais que serão necessários à execução de projeto. Aqui serão utilizadas planilhas em excel, geralmente. Parte dos escritórios ainda trabalha repassando orçamento enviado pelo fornecedor. Se queremos cobrar por esse serviço, devemos organizá-lo de maneira a impactar o cliente com instrumentos como Orçamentos específicos para as etapas de Obra, Marcenaria, Mobiliários etc. O perfil do ocupante desse cargo deve apresentar habilidade em planilhas, organização, boa articulação para negociar com fornecedores e capacidade básica de leitura de plantas e outras informações concernentes ao projeto.
Controle de materiais e recursos humanos na obra. Quando o escritório tem o gerenciamento de projeto (ou de obra como usualmente é chamada) como atividade regular, deve executar a recepção de prestadores de serviço na obra e checagem das condições para execução do trabalho, acompanhamento da entrega de materiais conforme cronograma previsto, elaborar relatórios de andamento da obra para o cliente, promover o follow up junto ao cliente do pagamento dos fornecedores, entre outras tarefas desse naipe. O colaborador nesse caso não precisa ser um arquiteto ou designer de interiores, já que a parte de visita à obra para revisar projeto será executada pelo titular do escritório ou seu assistente. Basta ter boa comunicação, organização e disciplina.
Administração, Arquivos e Divulgação. Responsável pelo controle dos custos fixos e variáveis do escritório, cobrança de clientes e do contas a pagar. Coordena os esforços de organização dos arquivos dos projetos na nuvem ou no servidor, segundo diretrizes pré-definidas para isso. Organiza o banco de dados dos clientes, prestadores de serviço, fornecedores e formadores de opinião (nome, email, fone, endereço, tipo de serviço executado etc.). Controla o processo de fotografar os projetos finalizados para o portfólio e a atualização do site, facebook e outras peças de divulgação. Colabora na preparação das condições para a prospecção ativa, controlando a agenda de visita do titular a potenciais clientes (aqui deve existir uma meta mensal para este tipo de visita).
- por Ricardo J. Botelho
- @rjbotelho
http://adforum.com.br/conteudo_detalhe-organizacao-crie-uma-estrutura-e-amplie-seu-faturamento,5,860
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