Edição 231 - Junho/2013
Assim como ocorre com outras empresas, o planejamento financeiro é estratégico para a gestão de um escritório de arquitetura e deve ser elaborado anualmente, sempre com um olhar para o futuro. Com ele, é possível fazer uma previsão das entradas de recursos e do quanto sairá do caixa com despesas fixas e não fixas. Também permite estimar o lucro gerado no período, o quanto poderá ser dedicado a investimentos e o quanto cada cliente ou trabalho gera de lucro ou prejuízo.
"Com um planejamento bem realizado, temos a oportunidade de identificar receitas que precisamos captar, despesas que podem ser reduzidas e quanto poderemos retirar de lucro ao final do período", destaca a consultora na área de gestão Fernanda Zannoni.
PEQUENOS, MÉDIOS E GRANDES
A necessidade de realizar o planejamento independe do porte ou da atividade do escritório. "O que variam são as estratégias de gestão em função das características de prestação de serviços de cada empresa", revela o arquiteto Paulo Lisboa, conselheiro da AsBEA. Ele compara um escritório com volume pequeno de projetos, não necessariamente de valor reduzido, e outro com grande quantidade de projetos e que faz gestão de obras. "O segundo caso certamente exigirá um departamento de contas a pagar, com maior movimentação e uma gestão financeira com mais controles", explica.
Planejar as finanças com o máximo de precisão é condicionante para a sobrevivência de todos os negócios, até mesmo para os de menor porte. "Aliás, são os escritórios menores que mais precisam desse planejamento, pois são os que mais sofrem em cenários hostis", ressalta o arquiteto e administrador Ricardo Trevisan.
PLANILHAS
Para elaborar um planejamento financeiro, é preciso ter em mãos uma série de planilhas, como as de controle de fluxo caixa, de controle de conta corrente, de contas a receber e de contas a pagar. Tais documentos podem ser elaborados em diversas plataformas, desde um simples Excel até softwares de gestão mais sofisticados.
Seja qual for a ferramenta utilizada, é importante que ela possa ser customizada de acordo com as características e a estrutura do escritório. "Não adianta pegar uma planilha pronta se o usuário não sabe como preenchê-la ou como usar o resultado obtido. Daí a importância de os gestores estudarem matemática financeira e economia de empresas", recomenda Ricardo.
CÁLCULO DE GASTOS
Os gastos para a operação diária do escritório, sejam eles fixos (aluguel, luz, água, salários dos funcionários, serviços contábeis etc.) ou variáveis (impostos e contratações temporárias), são uma importante referência para estimar gastos. "Só que esses dados devem ser utilizados incorporando os reajustes e as tendências do mercado", ressalta o consultor do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), Luís Alberto Lobrigatti.
Entre os custos de maior impacto para as finanças de um escritório de arquitetura, o que mais se destaca é o de horas trabalhadas pelos arquitetos em seus diferentes níveis - júnior, sênior, titular. "Calcular esses custos, projeto por projeto, é uma das etapas mais importantes do planejamento e também uma das mais difíceis", revela Paulo Lisboa. Por mais árduo que seja, esse trabalho é fundamental para definir adequadamente o preço dos serviços e elaborar propostas consistentes. Planilhas personalizadas ou softwares customizados ajudam, e muito, na elaboração de cálculos de homens/hora, assim como o histórico de outros projetos semelhantes realizados.
clique na imagem para ampliar
DIFICULDADE "Elaborar e monitorar um bom planejamento financeiro e realizar o correto dimensionamento dos gastos é algo muito mais simples do que criar um projeto de arquitetura. Portanto, não deveria ser uma dificuldade para os nossos arquitetos", acredita Luís Alberto.
O problema, segundo Ricardo, é que os arquitetos não têm formação sólida na área de gestão e planejamento. No currículo de graduação, ferramentas básicas de planejamento como matemática e estatística são pouco aprofundadas. "O resultado é que não fazemos planejamento estratégico, financeiro, de marketing, nem gestão de pessoas de nossos escritórios", lamenta.
GASTOS ESQUECIDOS
Um equívoco comum na hora de elaborar um planejamento financeiro é deixar de computar alguns gastos variáveis, como o de deslocamento (para visitas a obras e a clientes) e de atualização e capacitação de seus profissionais. "O arquiteto precisa frequentar feiras e congressos, e esses gastos também precisam ser especificados no planejamento financeiro", explica o consultor do Sebrae, para quem outro erro muito frequente é a não definição de um ganho fixo mensal (pró-labore) para os titulares do escritório.
LUCRO E METAS
Um escritório de arquitetura não deve se contentar apenas em ganhar o suficiente para pagar as contas. É fundamental gerar lucro para fortalecer e expandir o negócio. "Os empresários precisam ter uma visão de metas de crescimento e saber qual o lucro mensal mínimo necessário para suportar tal expansão", explica Luís Alberto, lembrando que a remuneração dos arquitetos sócios do escritório acompanha o ritmo de crescimento da empresa.
SOB RÉDEAS CURTAS
O trabalho não termina com a elaboração do planejamento financeiro. Tão ou mais importantes são os controles financeiros diários (de caixa, pagamentos, recebimentos etc.) para acompanhar se o que está acontecendo na realidade bate com o previsto.
No decorrer do ano, falhas de planejamento podem ser detectadas e corrigidas, assim como pode haver mudanças de cenário. "Às vezes, você faz o planejamento com a expectativa de ter mais serviço que não se concretiza", diz Luís Alberto.
Nessa hora, a recomendação é ter prudência. Se o cenário for pessimista, devem ser programadas providências para compensar eventuais buracos no caixa, como a utilização de reservas ou a obtenção de empréstimos bancários. Se o cenário for otimista, deve-se ter cuidado para não gastar recursos que ainda não foram efetivamente gerados. "Em outras palavras, diante de uma ameaça financeira, deve-se planejar e correr atrás de solução. Já se o cenário for de bonança, não se deve tentar fazer uma omelete sem ter todos os ovos nas mãos", simplifica o consultor.
Fonte: http://au.pini.com.br/arquitetura-urbanismo/231/planejamento-financeiro-anual-290455-1.aspx
0 comentários:
Postar um comentário