Como reduzir custos em um escritório de arquitetura?

Por Juliana Nakamura

Edição 246 - Setembro/2014

Sobreviver aos períodos de pouca demanda, quando a entrada de novos contratos é escassa, é uma necessidade comum aos escritórios de arquitetura. Se não dá para evitar esses altos e baixos, que muitas vezes são consequência do cenário econômico, é possível ao menos passar por essas oscilações de forma mais amena e segura. Uma estratégia fundamental é reduzir custos e trabalhar com uma operação enxuta.

Ao se deparar com a necessidade de diminuir gastos, um erro no qual muitos incorrem é limar recursos importantes para a sustentabilidade da empresa. "Se diminuir o custo ocasionar redução da qualidade dos serviços prestados, isso pode acarretar a perda de novos contratos e o tiro acabar saindo pela culatra", alerta Rodrigo Marcondes Ferraz, sócio do FGMF Arquitetos.

QUANDO FAZER?
O controle sobre as despesas deveria ser rotina em todo e qualquer escritório, mas a verdade é que poucas empresas se preocupam com isso a não ser quando estão diante de uma crise iminente. Vale lembrar que trabalhar com custos baixos pode representar uma vantagem competitiva enorme, permitindo investimentos mais generosos em pesquisa e desenvolvimento ou em marketing, por exemplo.

"Se o escritório nunca fez um plano específico de redução de custos, não deve esperar que uma crise o obrigue a isso", recomenda o engenheiro e consultor Ênio Padilha, autor do livro Administração de Escritórios de Arquitetura e Engenharia (893 Editora).

POR ONDE COMEÇAR?
Antes de pensar em enxugar a máquina, convém verificar se o escritório está explorando todo o seu potencial comercial. Segundo Ênio, na prática, isso significa principalmente: checar se o escritório dá a devida atenção aos processos de atendimento aos pedidos de propostas comerciais; e verificar se a empresa comunica-se de maneira inteligente e eficaz com os seus clientes potenciais.

Também é importante que o plano de corte de gastos esteja respaldado por uma análise criteriosa sobre os resultados do negócio. O consultor Joaquim Alvarenga Neto, especialista em empreendedorismo, gestão de negócios e planejamento estratégico, lista alguns indicadores que podem subsidiar a tomada de decisão nos escritórios de arquitetura:
1) Lucratividade geral - quando as margens de lucro caem abaixo dos parâmetros de mercado e das metas da organização, é hora de apertar o cinto;
2) Diminuição do caixa da empresa abaixo dos limites de segurança - é hora de enxugar gastos quando a empresa reduz sua reserva de caixa abaixo de um valor igual a três vezes o valor das suas despesas totais;
3) Queda significativa de contratos em volume e em duração - o prolongamento da desaceleração exige o corte de custos diretos de produção;
4) Índice de ociosidade geral - quando a ociosidade aumenta, crescem os prejuízos e a desmotivação. Nesse caso, pode ser interessante trabalhar com equipes mais enxutas.

QUEIMANDO GORDURAS
São muitas as possibilidades de redução de custos em um escritório de arquitetura. Algumas empresas podem cortar despesas administrativas, enquanto outras precisam diminuir custos operacionais e outros investimentos. "Cada caso é um caso, mas em todos eles o que deve ser cortado são os excessos, os supérfluos e as ineficiências. Além disso, os cortes devem considerar não só o que está em jogo no momento, mas também as estratégias de longo prazo do negócio", explica Alvarenga Neto.

O arquiteto e administrador Marcos Biarari, do escritório Biarari & Rodrigues, recomenda reunir a cada três ou quatro meses todos os colaboradores para analisar o fluxo de atividades do escritório na busca de oportunidades para maximizar os recursos e evitar desperdícios. Nessa hora, vale observar tudo, inclusive as atividades mais corriqueiras, como a impressão desnecessária de documentos, que só consomem papel e tinta, e a adoção de ferramentas de comunicação alternativas (como aplicativos para troca de mensagens via smartphone e rádio), diminuindo gastos com telefonia.

Entre as estratégias auxiliares, pode-se falar em otimizar o número de encontros com fornecedores em obra, para diminuir os gastos com deslocamentos que seriam feitos em reuniões individuais, e a adoção de uma logística de visitação aos canteiros que seja planejada e inteligente, diminuindo o gasto de tempo e combustível.

Envolver os funcionários na política de redução de custos também funciona na medida em que todos se sintam mais donos do negócio e trabalhem juntos em prol da eficiência. "Bonificações atreladas a reduções de custos podem ser um bom incentivo", sugere Rodrigo.

FORNECEDORES E SERVIÇOS
Outras ações recomendadas para quem quer reduzir despesas são renegociar as condições comerciais com os fornecedores de serviços não essenciais (aqueles que não impactam diretamente a qualidade do serviço prestado pelo escritório) e retirar do portfólio da empresa aqueles produtos que não são lucrativos.

"Os escritórios podem tentar uma redução dos custos fixos, como ir para um local com aluguel mais baixo. Também podem buscar melhores condições com prestadores de serviços diretos, como empresas que forneçam perspectivas eletrônicas", cita Rodrigo. "Mas, em todos os casos, a preocupação com a manutenção da qualidade deve ser grande. O principal erro é cortar custos indevidos e que acarretam em perda da qualidade do serviço prestado", diz o sócio do FGMF.

EQUIPE ORGANIZADA
Seja em momentos de crise, seja em épocas de bonança, a empresa deve adotar como prática a análise do fluxo de suas atividades para fazer o correto dimensionamento das equipes. "A pessoa certa na posição errada custa muito caro para qualquer organização", analisa Marcos Biarari. Ele conta que, em seu escritório, uma ação que trouxe bons resultados foi mesclar a mão de obra técnico-criativa com a administrativa. "Isso ajudou a termos mais foco nas obras e na criação de projetos, sem perder o controle financeiro e físico de cada obra. Tudo isso com a estrutura mais enxuta possível", revela.

Outra medida adotada para agregar eficiência à operação do escritório Biarari & Rodrigues foi combinar formas distintas de contratação. Para cargos estratégicos, os colaboradores têm contratos regidos pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). "Já para outras posições, os colaboradores passaram a atuar como autônomos, aliviando o custo com encargos", conta o arquiteto. Embora cada vez mais utilizada, alterar a forma de contratação de pessoas requer atenção e cautela para evitar que, no futuro, o escritório seja surpreendido com multas e processos trabalhistas que possam lhe custar caro.

CORTE DE PESSOAL
Em uma empresa, a ação mais drástica que se pode tomar visando a enxugar despesas é demitir pessoas. Em um escritório de arquitetura, isso pode ser ainda mais crítico, em função do tempo e dos custos envolvidos para selecionar e treinar um funcionário. Além disso, deve-se levar em conta que o processo de reduzir equipes tem impacto não somente em quem será desligado da empresa, mas, também, na imagem do gestor e no entusiasmo da equipe que ficou. "Demitir um empregado significa queimar um ativo muito importante, por isso, cortar e atrasar salários ou demitir empregados deve ser a última coisa que um escritório deve fazer", defende Ênio.

Segundo Alvarenga, demitir profissionais é uma opção quando a ociosidade do profissional o justifica e quando o trabalho de duas pessoas pode ser absorvido por uma só. "Mas isso deve ser considerado com cuidado, principalmente quando se trata de um bom profissional", alerta. Ele explica que, de modo geral, o escritório deve ser gerido com caixa suficiente para atravessar pequenos momentos de crise, entre dois e três meses, mantendo seus colaboradores de grande valor. Somente quando a crise se alonga é que se justifica a decisão de mandar alguém embora.

Foi uma situação desse tipo que levou os arquitetos do FGMF a reduzir sua equipe durante a crise de 2008. "Na ocasião nós perdemos o nosso principal projeto e tivemos que demitir pessoas que estavam ligadas a ele. Como não havia mais o trabalho a ser feito, essa era a solução mais lógica", lembra Rodrigo.

Aperte os cintos!

Antes de iniciar um plano de redução de custos, verifi que se o escritório explora de forma inteligente todo o seu potencial comercial. Avalie se há como aumentar a produtividade e a receita

Se a ideia for cortar gastos, comece com as despesas menos importantes, como as com manutenção de equipamentos do escritório

Em seguida, parta para o corte de vantagens e benefícios não obrigatórios concedidos aos empregados e aos sócios. Se for o caso, reduza as retiradas dos sócios

Caso seja necessário um arrocho maior, tente reduzir o pagamento de fornecedores de serviços. Renegocie contratos e, se houver vantagem, considere a possibilidade de substituir fornecedores

Reduza o pagamento de aluguel e de serviços públicos essenciais (água, energia elétrica, telefone, internet)

Se todas as ações anteriores não forem o bastante, altere a remuneração dos empregados e, em último caso, demita funcionários

Fonte: http://au.pini.com.br/arquitetura-urbanismo/246/artigo326833-1.aspx